El concepto Oficina sin papeles aunque cada día es más habitual, es de difícil comprensión en un mundo que sigue utilizando el papel como soporte de múltiples usos. Este hábito se ha acrecentado en las últimas décadas con la mayor disponibilidad y oferta de quipos de impresión que ha disparado su consumo.

El impacto del uso de las TIC es más evidente en el entorno laboral, público o privado, que ha informatizado la mayoría de sus procesos (véase la administración pública, ya comienza a realizar muchos de sus trámites telemáticamente), consiguiendo la mejora de sus gestiones y de sus productos o servicios en favor de sus clientes.

Las causas del rechazo o de la ineficacia de la implantación de procesos hacia la oficina sin papeles son muchas y variadas: el desconocimiento de las nuevas tecnologías, su uso inadecuado, el rechazo inicial al cambio, la costumbre de imprimir, la creencia de que un documento impreso es más valioso que uno digital, etc.

Un uso correcto de la tecnología depende de una correcta comprensión de qué se necesita, su por qué y su adaptación entre el personal existente. Muchos trabajadores de asesorías contables muestran un rechazo inicial por soluciones informáticas que a priori les dan a entender que van a ser sus sustitutos cuando en realidad, se pretende fomentar su valía evitando tareas rutinarias que pueden y deben automatizarse para cambiarlas por aquellas que aportan valor y dependen de una persona cualificada.

Disponer de herramientas TIC como Contarapid que automatizan los procesos y la documentación relacionada (en este caso, facturas) implican que, con el mismo personal la empresa puede hacer frente a mayores volúmenes de trabajo sin necesidad de hacer ningún tipo de desembolso adicional y a su vez, mantener el nivel de eficacia y excelencia en la atención al cliente.

Contarapid, además de contabilizar automáticamente las facturas y generar un gestor documental de las mismas, es integrable a otras aplicaciones relacionadas con la oficina sin papeles como por ejemplo: Docuware, un potente gestor documental multipropósito que además está homologado para la digitalización certificada de facturas. Saber más sobre la integración Contarapid & Docuware