¿Qué escáner cubrirá mis necesidades?

Las opciones a tener en cuenta de un escáner son muy diferentes si vamos a trabajar con imágenes (fotografías). Entendemos que el escáner que buscas está orientado a la gestión documental y/o contabilización automática de facturas y por lo tanto, orientaremos la presente guía a enumerar y explicar las opciones relevantes que debe tener un escáner de cara a la digitalización de documentos.

Elegir el escáner correcto para la gestión documental incrementa la productividad de todas aquellas empresas, oficinas y organizaciones con un alto volumen de manejo de documentos. Aunque se puede caer la tentación de elegir un equipo multifuncional porque cubre varias funciones siempre será mejor elegir un buen equipo específico para una función concreta, en este caso un escáner de gestión documental que nos aporte flexibilidad, fiabilidad, facilidad de uso y funcionalidades específicas para documentos digitales.

Los equipos multifunción todo en uno están diseñados principalmente para imprimir, fotocopiar y escanear documentos de uno en uno (con tapa) a no ser que hablemos de una multifunción profesional de gama alta la cual, incrementa notablemente el consumo energético. Los escáneres dedicados integran por defecto el tratamiento OCR de los documentos que se digitalizan, son de más calidad, ocupan menos espacio físico y consumen menos energía.

El documento digitalizado por un escáner de gestión documental tiene un tamaño de archivo muy inferior, un equipo multifunción proporciona una imagen que duplica el original como si se tratase de una fotocopia. Para entender esta diferencia, es posible que en ocasiones intentado copiar el texto de un PDF no lo hayamos conseguido, ese es el caso de una fotocopia digital.

Funcionalidades a tener en cuenta de un escáner

Algunas opciones, desde hace años, están prácticamente presentes en todos los escáneres de documentos. Estas opciones aunque sean comunes y habituales, también debes tenerlas en cuenta:

• Resolución: se sugiere trabajar con un mínimo 300 dpi /ppp para gestión documental y tratamientos OCR.
• Formatos de salida múltiples: PDF, JPG, TIFF, etc. Importante tener en cuenta la salida de PDF con opción de búsqueda.
• Compatibilidad y conectividad: TWAIN, WIA, ISIS.
• Velocidad de escaneado por página: fundamental para marcar la diferencia entre un proceso tedioso, y otro ligero, rápido y cómodo.

Existen otras opciones, las que os mostramos a continuación, que son las que realmente deberías valorar y tener en cuenta a la hora de elegir un escáner para la gestión documental y para contabilizar automáticamente facturas ya que mejoran notablemente el proceso en sí del escaneo de documentos, la productividad del proceso y la calidad de los documentos digitalizados.

Rotación automática

Giro de 180º automático

Sin necesidad de colocar en la orientación correcta los documentos previamente a ser escaneados, todos se escanean con la orientación correcta.

Mejora del texto del documento

Text Enhanced

Elige un escáner que tenga opciones de mejora de texto, de este modo conseguirás documentos óptimos para tratamiento OCR.

Tratamiento de hojas traslúcidas

Umbral - Threshold

Escanear documentos traslúcidos o con fondo de color no será un problema, consigue una mejor legibilidad para un perfecto tratamiento OCR.

Reconocer varios tamaños

Reconocimiento automático de tamaños

Permite, en un solo lote, colocar documentos de diferentes tamaños que van desde A6 a A4 en el centro de la bandeja de alimentación.

Orientación correcta automática

Corregir sesgo de página

Corrección automática de posición inclinada (sesgo), de este modo ningún documento quedará girado tras ser escaneado.

Ignorar marcas de color

Color Dropout feature

Con esta opción, es posible eliminar marcas de los documentos durante el escaneado mejorando la legibilidad y tratamiento OCR.

Detección de doble alimentación

Sensor ultrasónico

No pierdas ningún documento durante el proceso de escaneado, el sensor ultrasónico detectará la doble alimentación.

Alimentación automática

Capacidad ADF

La capacidad ADF, es la cantidad de documentos que pueden ser gestionados por el escáner en un único lote.

Escaneo continuo garantizado

Rodillo de separación

Este dispositivo separa y alimenta cada página en el escáner, garantiza el escaneo continuo y estable para grandes exigencias lotes.

Escanear a doble cara

Opción Duplex

Ahorra tiempo escaneando documentos a doble cara con la opción Duplex. Una opción a tener en cuenta con contratos, escrituras, etc.

Soporte de red opcional

Network Interface Unit

¿A veces necesitas utilizar el escáner en más de un puesto o con múltiples destinos? Elige la unidad de interfaz de red opcional vía USB.

Escanear formato A3

Tamaños superiores A4 (folio)

En el caso de que dispongas de documentos que excedan el tamaño A4, sin necesidad de elementos extra podrás escanearlos.