Actualmente está disponible la integración de datos y traspaso de archivos entre Contarapid y Docuware, de esta forma podrá contabilizar automáticamente facturas que a su vez dispondrán de la firma electrónica con validez legal y fiscal correspondiente a la digitalización certificada.
Docuware es un sistema de gestión documental con tecnología avanzada para realizar una gestión profesional del contenido empresarial y optimizar el almacenamiento electrónico. Desde el 14 de Enero de 2010, los usuarios de DocuWare también cumplen con la normativa legal más exigente en el almacenamiento de documentos en formato electrónico.
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha homologado la versión del sistema de gestión documental, DocuWare 5.1 para la Digitalización Certificada, dando plena validez legal y fiscal a la conservación en formato electrónico de las facturas digitalizadas y otros recibos y documentos escaneados, permitiendo, de este modo, la destrucción de los originales en papel.
Incluso la versión básica de Docuware cumple con todos los requisitos estipulados por las autoridades financieras españolas como el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 y la Resolución del 24 de Octubre de 2007
Contabilización automática de facturas y Digitalización Certificada
La integración entre Contarapid y Docuware permite que las empresas y despachos profesionales alcancen un mayor índice de eficiencia y rentabilidad en la gestión de procesos contables. Ahora, las facturas estarán certificadas digitalmente y de forma transparente al usuario, se contabilizarán automáticamente.
El desarrollo realizado por AIDO (Instituto Tecnológico de Óptica, Color e Imagen), consiste en la creación de una aplicación, ContaSync, que monitoriza las carpetas en donde Docuware almacena las imágenes FIRMADAS de las facturas.
ContaSync utiliza información interna de Docuware para determinar si la factura debe ser procesada, a qué empresa pertenece, tipo de tratamiento contable aplicable a la factura y el ejercicio contable al que pertenece la factura.
Las facturas almacenadas en las carpetas Docuware permanecen inalterables (ya están FIRMADAS), ContaSync realiza una copia de las facturas en la ruta indicada en la ficha de cada empresa en Contarapid. A partir de este punto, sin necesidad de intervención del usuario Contarapid contabiliza automáticamente las facturas.
Un proceso automático (o manual) se encargará de leer los datos contables de las facturas contabilizadas por Contarapid y enriquecer los índices de la factura en la base de datos de Docuware para permitir búsquedas más concretas.
